Informativa privacy destinata a rappresentanti funzionari, referenti istituzionali e di organizzazioni

La presente informativa descrive come Fondazione Internazionale Menarini (“Fondazione”) , con sede in Strada 6 - Edificio L, Centro Direzionale Milanofiori, 20089 Rozzano, Milano ("Fondazione") può trattare i dati personali delle seguenti categorie di persone, con le quali la Fondazione può legittimamente interagire nel corso delle sue attività:

1. Rappresentanti e funzionari e referenti istituzionali, compresi funzionari eletti (sindaci, ecc.), dirigenti, quadri e altri funzionari/dipendenti di enti e istituzioni pubbliche (ad esempio, agenzie governative, autorità sanitarie pubbliche, ecc.);
2. Rappresentanti, dirigenti, funzionari o membri di istituzioni private (ad esempio, organizzazioni sanitarie private, altre aziende, enti di beneficenza, associazioni industriali, agenzie di stampa, ecc;)
3. Altri referenti e persone di contatto (per esempio, segretari, collaboratori, ecc.) e i portavoce delle organizzazioni pubbliche e private menzionate ai punti 1 e 2 sopra. In alcuni casi (ad esempio, nel caso di organizzazione di eventi, quali conferenze, visite a locali aziendali, ecc.), tali ulteriori referenti potrebbero includere ospiti accompagnatori (ad esempio, familiari) dei soggetti di cui ai punti 1 e 2.

Le finalità e rispettive basi giuridiche del trattamento sono le seguenti:

- Consentire alla Fondazione di svolgere attività di relazioni pubbliche e istituzionali connesse alla propria missione. La base giuridica del trattamento è il legittimo interesse dell'azienda a svolgere tali attività di pubbliche relazioni. Queste possono includere: programmazione di incontri, appuntamenti, organizzazione di visite aziendali, conferenze, riunioni e altre manifestazioni culturali e/o di rilevo sociale;
- Garantire la liceità delle attività dell'azienda (ad esempio, ai sensi della normativa anticorruzione e della concorrenza), anche attraverso la sistematica tracciatura di tutti i contatti tra Fondazione ed i soggetti indicati ai punti 1, 2 e 3, al fine di monitorare che tutte le interazioni avvengano nel rispetto della normativa applicabili nonché degli standard etici di Fondazione e del Gruppo Menarini.

La base giuridica del trattamento è il legittimo interesse di Fondazione (ed in generale di tutta la collettività) a garantire la liceità di tutte le proprie attività, anche attraverso l'applicazione del proprio Codice di Condotta e Modello di Gestione, Organizzazione e Controllo adottato ai sensi del D. Lgs. 231/2001, nonché il legittimo interesse di Fondazione di difendersi nell'ambito di procedimenti giudiziari, in cui potrebbe essere chiamata a dimostrare la liceità delle proprie attività.

I dati personali - reperiti consultando fonti pubblicamente disponibili o ottenuti direttamente dai soggetti interessati, in occasioni di contatti pregressi con Fondazione- possono comprendere: nome, cognome, informazioni di contatto (inclusa l’indirizzo e-mail), cronologia dei contatti, comunicazioni e altre informazioni di volta in volta richieste. I dati saranno accessibili alle funzioni aziendali interessate, alle funzioni di internal audit e compliance, ai servizi IT, nonché ai provider (quali fornitori di comunicazioni elettroniche, consulenti, avvocati, ecc.), alle altre Società del Gruppo Menarini per le medesime finalità di cui sopra. I dati potranno essere trasferiti all'estero, anche in Paesi extraeuropei che non tutelano il diritto alla riservatezza dei dati personali nella stessa misura della normativa comunitaria. In tali casi, Fondazione metterà in atto misure adeguate, come la stipula di specifiche clausole contrattuali previste dalla normativa applicabile per garantire che i dati personali trasferiti siano adeguatamente tutelati. Una copia delle specifiche garanzie/strumento utilizzato è disponibile su richiesta. I dati possono essere conservati per il tempo necessario a soddisfare gli scopi per cui sono stati raccolti. Questo periodo può andare da dieci anni (minimo) fino al momento dello scioglimento di Fondazione (massimo). I soggetti di cui ai punti 1, 2 e 3 possono esercitare il diritto di sapere se Fondazione tratta o meno i loro dati personali, ottenerne una copia, rettificare, aggiornare, i loro dati, opporsi al trattamento, chiederne la cancellazione, contattando Fondazione presso la sua sede o contattando il Data Protection Officer (DPO), del Gruppo Menarini, raggiungibile via e-mail all'indirizzo dpo@menarini.com. Il DPO sarà inoltre lieto di affrontare qualsiasi reclamo o preoccupazione sollevata dalle persone interessate in merito all'uso dei dati personali descritti nel presente documento. Ove previsto dalla normativa applicabile, ed in particolare nell’Unione Europea, nello Spazio Economico Europeo, in Svizzera e nel Regno Unito le persone interessate possono anche presentare un reclamo all’autorità competente per la tutela dei dati personali del proprio Paese (l’elenco delle Autorità della UE sono disponibili al link https://edpb.europa.eu/about-edpb/about- edpb/members_en)